Negocios: Aprende a usar el Correo Electrónico para enviar propuestas comerciales (Con ejemplos)

Una de las cosas con la que todo emprendedor debe lidiar con mucho tacto es el cerrar un negocio, venta o alguna propuesta comercial.

Y en los días que corren, concertar citas puede ser complicado para cualquiera de las partes que intervienen en el proceso, la falta de tiempo, una mala administración del tiempo o algún infortunio puede robarnos una oportunidad de oro.

Por eso, ahora el correo electrónico es una forma de comunicación que se debe manejar bien para optimizar oportunidades, aprovechar situaciones o encontrar nuevos clientes, nunca subestimes o tengas a menos las inmensas oportunidades que se pueden presentar mediante un sencillo correo.

Más aun cuando, toda empresa y persona en la actualidad tiene uno correo electrónico.

Por eso ahora vas a aprender aprovechar tu correo electrónico para aumentar tus posibilidades de éxito en tu negocio o proyecto.
Existe ahora el concepto de email marketing, que viene muy de la mano con esto, en otra entrada desarrollaremos mejor el concepto pero con lo que vas a ver hoy ya tendras buenas bases para manejar nuevos conceptos.

Lo más probable es que, como la mayoría de las empresas hoy en día, tú y tu equipo comercial utilice el correo electrónico para enviar propuestas comerciales a sus prospectos.

Pero, ¿Cuántos malentendidos y errores básicos nos pueden llegar a pasar al comunicarnos por correo electrónico? No te sientas solo, esto le pasa a todos y en todo tipo de empresa.

Escribir un correo electrónico de esta importancia podría llevarte horas. Escribes, revisas, eliminas y dudas de cada palabra y enlace que agregas, incluso de tu firma de correo electrónico.

Si bien nos referimos a las conversaciones individuales, merece la pena tratar de crear una colección de correos electrónicos de respuesta o plantillas que tu equipo pueda usar para actividades específicas o para responder a los clientes. Se trata de una manera de asegurarte de que la comunicación de tu equipo sea clara y consistente, de que respondes a las solicitudes con más facilidad y rapidez, y de que eliminas las dudas que el personal con menos experiencia pueda tener al abordar una situación difícil.

A continuación, te brindamos un punto de partida para empezar a crear tu colección de correos electrónicos personalizables. Úsalas para aumentar la eficiencia de la comunicación con tus clientes.

1) Un prospecto pide que le hagas una propuesta

Hola, [nombre]:

Le agradecemos el interés mostrado por [nombre de la agencia]. Hemos trabajado con muchas empresas que experimentaban dificultades con [desafío clave]. Si desea leer los casos de éxito de nuestras relaciones comerciales anteriores, puede consultarlas en [enlace] y [enlace].

En esta etapa del proceso no creamos propuestas, ya que somos una agencia que se centra en los resultados, así que necesitamos conocer mejor su empresa, sus desafíos y necesidades para poder determinar si podremos ayudarle y cómo lo lograremos. Como tenemos este enfoque, solo podemos atender a cierto número de cuentas nuevas al año: los clientes que están seguros de que podremos generarles buenos resultados. 

Me encantaría programar una llamada o reunión en persona para conocer más información sobre sus objetivos de marketing y ventas para el año, actividades actuales de marketing y de qué forma nuestra agencia podría trabajar para mejorar los resultados de [nombre de la empresa].

A continuación le muestro algunas fechas y horarios disponibles:

[Fecha y hora]

[Fecha y hora]

[Fecha y hora]

Espero poder conversar con usted pronto.

Saludos,

2) El cliente solicita un trabajo que está fuera del alcance de su contrato

Hola, [nombre]:

Gracias por enviar la información sobre el material adicional de contenido que le gustaría que elaboráramos antes del lanzamiento de su nuevo sitio web. Es una gran idea y creo que añadirá mucho valor para las visitas que no conocen a su marca ni sus productos.

Para acelerar el proceso, actualicé el alcance del trabajo en [enlace o archivo adjunto] para incluir estos nuevos proyectos de contenido que podrá observar en la versión actualizada de la tarifa. El precio de las ofertas de contenido adicional es de [$X.000]. Analice esta información y, si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo. Cuando usted apruebe el alcance del trabajo nuevo, añadiré esos dos proyectos a [herramienta de gestión de proyectos], donde podrá revisar y supervisar la línea de tiempo de la fecha de entrega y aprobación final.

Gracias,

3) Solicitar la aprobación de un proyecto

Hola, [nombre]:

¡Espero que esté listo!

El equipo acaba de terminar los diseños de comparación para el rediseño de su página de inicio y tengo muchas ganas de mostrárselos. Creo que, si bien las dos versiones son muy diferentes, ambas resuelven el problema que tienen sus visitas para entender la facilidad de implementar su solución.

Pero primero queremos abordar algunos aspectos del informe creativo que se aprobó para establecer el proceso:

[Audiencia objetivo]

[El problema que debería resolver el diseño]

[Las acciones que deberían tomar las visitas]

[La emoción/sentimiento que las personas deberían tener al visitar el sitio web]

A continuación le envío las réplicas de diseño acompañadas con una descripción sobre por qué se tomaron ciertas decisiones.

Versión 1 [enlace]

Versión 2 [enlace]

Después de analizarlas, díganos si tiene comentarios sobre cada uno de los siguientes aspectos de los diseños:

¿Qué destaca más?

¿Cuál cree que cautivará más a su audiencia objetivo?

¿El mensaje está alineado con las necesidades y los desafíos de sus visitas?

¿La llamada a la acción es cautivadora y clara? ¿Podríamos hacer algo para mejorarla?

¿Cuál cree que tendría un mejor desempeño con sus visitas objetivo?

Como mencionamos en nuestra última reunión, pensamos que sería útil realizar una prueba de mapa de calor en estas dos versiones para determinar cuál tiene una tasa de conversión mayor. En este [enlace] está la descripción del proyecto y el precio de la prueba.

Si desea que charlemos por teléfono para abordar este asunto, haga clic aquí [enlace al calendario de reservaciones online] para programar una cita en mi calendario.

Gracias,

4) Dar seguimiento a un cliente

Hola, [nombre]:

Me pongo en contacto con usted para ver si le gustaría hacer algún comentario de las comparaciones de diseños que le envié la semana anterior. Si tiene alguna sugerencia, pregunta o si quiere informarme que ya aprobó uno de los diseños, hágamelo saber.

Para cumplir con la fecha de lanzamiento del día [fecha], por lo menos necesitaremos [X días o semanas] para el desarrollo y la etapa de pruebas. Si no recibo su aprobación para el día [fecha], tendremos que posponer el comienzo de la Fase II del proyecto, lo cual modificará la fecha final de entrega.

Me comunicaré con usted por teléfono si no recibo su respuesta para mañana por la mañana.

Gracias,

5) Posponer una fecha de entrega

Hola, [nombre]:

Me pongo en contacto con usted para informarle de algunas noticias del proyecto. Hasta ahora todo va muy bien, como pudo ver durante nuestra conversación de la semana anterior, pero hemos encontrado un problema que afectará a la fecha de lanzamiento original. No podremos cumplir con el plazo original porque [lista de razones]. Si bien durante la definición del alcance del proyecto contemplamos que este posible riesgo podría afectar a la fecha de lanzamiento, esperábamos que se pudiera evitar. Estamos haciendo todo lo posible por reducir su impacto, así que hemos [incluir las acciones que se han tomado].

Ajusté los logros en la línea de tiempo del proveedor, donde incluí sus fechas de revisión y aprobación en [herramienta de gestión de proyectos]. La nueva fecha de entrega final se fijó para [fecha].

Si esto ocasiona consecuencias negativas en su agenda, le pido disculpas. Me gustaría hablar con usted para saber cómo podemos contribuir a reducir el impacto de cualquier problema que ocasione este cambio.

Si lo desea, póngase en contacto conmigo para hablar sobre esto o programe una cita aquí [enlace al calendario de reservaciones online].

Saludos,

6) Pedir un testimonio

Hola, [nombre]:

Al igual que seguramente le sucedió a usted, me entusiasmó ver los resultados del análisis sobre el impacto que produjo el rediseño del sitio web en el tercer trimestre en las áreas de marketing y ventas.

Con respecto a esto último, me preguntaba si sería posible que nos diera su aprobación para mostrar el proyecto en nuestro sitio web. De ser así, ¿podría escribir unas 4 o 5 oraciones que describan su experiencia al trabajar con nosotros? ¿Qué le gustó de trabajar con nosotros? ¿Qué resultados ha obtenido? ¿Por qué otros clientes como usted disfrutarían de trabajar con nuestro equipo? Nos encantaría mostrar el proyecto, su testimonio y su nombre o fotografía en una sección de nuestro sitio web. Si le gustaría obtener inspiración, aquí tiene algunos ejemplos [enlace] de lo que otros clientes han aportado.

Si tiene preguntas o necesita más información, hágamelo saber. Disfrutamos mucho trabajando con usted en este proyecto.

Gracias,

Como puedes ver, las plantillas van al punto y buscan concretar oportunidades, espero que te sean de gran ayuda para expandir y encontrar nuevas oportunidades.